ZTD


el pequeño libro para completar las cosas

Esta entrada es una traducción del artículo The Little Handbook for Getting Stuff Done de Leo Babauta.

Hay mucho que ganar siendo bueno en completar las cosas (n. del t. – Getting Stuff Done en el original).

Aunque yo no pienso que la productividad y la eficiencia es la respuesta a la vida, tampoco es únicamente tu atención… hay un montón de beneficios en completar las cosas.

Un montón.

Algunos de los beneficios:

  • Comienzas a conseguir más.
  • Comienzas a creer más en ti mismo.
  • Empiezas a creer más en ti mismo.
  • Pierdes menos tiempo postergándote y distrayéndote.
  • Te vuelves más confiable – cuando le dices a la gente que vas a hacer las cosas, ellos te creen.
  • Te vuelves más atractivo, ya que a la gente le encanta contratar a alguien que hace las cosas bien.
  • Esta dimensión de tu vida te retiene menos, lo que te permitirá profundizar en otras áreas: comprender lo que es importante, ser curioso, jugar, aprender, hacer conexiones profundas con la gente, volver a entrenar los viejos patrones mentales que se quedaron por el camino, y mucho más.
  • Empiezas a ganar más.
  • Puedes ser capaz de poner en marcha una startup exitosa o crear una gran organización.
  • Podrás ser capaz de difundir tus ideas a medida que demuestres que eres digno de escuchar (porque has logrado algo) y a medida que consigas las cosas que hay que hacer para difundir ideas, como escribir un libro o un blog o dar una charla.

Y así sucesivamente. Tu obtienes los beneficios – sólo necesitas saber cómo mejorar en completar las cosas.

Esta es la guía para ti. Primero veremos las cosas que se interponen en el camino. Luego, las habilidades que necesitas para ser bueno para conseguir que las cosas se hagan. Por último, cómo ser bueno en completar las cosas

Cosas que se interponen en el camino

Hacer cosas no es difícil si no hay obstáculos. Al igual que recorrer grandes distancias no es difícil si no hay gravedad o cosas en el camino.

Así que veamos los obstáculos, antes de que veamos cómo conseguir buenas habilidades.

Estos son los obstáculos más comunes para hacer las cosas (con algunas correcciones recomendadas):

  1. Hábito de posponer el inicio, porque es incómodo. Esto es dilación – aplazas el comienzo de una tarea porque es difícil o porque te sientes abrumado o inseguro acerca de la tarea. La solución es hacer que el comienzo sea lo más pequeño posible, crear condiciones que te hagan más propenso a comenzar, y luego practicar el comenzar una y otra vez hasta que lo hagas bien.
  2. El hábito del cambio. Tal vez comienzas algo, pero luego te cambias constantemente a otras tareas. Esto es por las mismas razones que la dilación – la incomodidad y la incertidumbre te hacen querer hacer otra cosa, así que vas a una tarea más fácil o a tus distracciones favoritas. Cambiar, cambiar, cambiar, conduce a una falta de concentración y a una ocupación constante. La solución: crear sesiones de enfoque, donde practicas mantenerte enfocado en una tarea por un corto periodo de tiempo (10 minutos, 15 minutos, etc.) hasta que te mejores al quedarte, por lo menos por un corto periodo de tiempo.
  3. Perfeccionismo. Aplazas el comienzo (o el final) porque las condiciones no son perfectas, o porque el trabajo no es perfecto. Por ejemplo, quieres comenzar un blog pero no puedes hasta que encuentres la plataforma perfecta, el tema perfecto, el horario perfecto, y tengas todo el tiempo que quieras, una lista de grandes ideas, y un conocimiento perfecto de cómo ser un gran blogger. Buena suerte con eso! O bien, escribes una entrada o un artículo en un blog pero no lo publicas porque aún no es perfecto (sugerencia: sólo estás experimentando incertidumbre). La solución: comprometerse a empezar de forma imperfecta, a empezar incluso si las cosas están confusas, a crear ese primer borrador de mierda y a limpiar las cosas más tarde. Puede que necesites un poco de responsabilidad para comprometerte con esto.
  4. Otras personas. Otras personas te frustran, reteniendo las cosas con sus retrasos, complicando las cosas, quejándose, estropeando las cosas, siendo irritantes. En realidad, puede ser difícil hacer las cosas cuando se depende de otras personas. Pero esto es a menudo una racionalización. La solución: asumir toda la responsabilidad por tu parte, hacer bien tu parte, y entrar en un papel de liderazgo más grande donde ayudes a todo el equipo a tener éxito, esforzándote para ser positivo y sincero con otras personas a pesar de sus defectos.
  5. Distracciones e interrupciones. Las constantes distracciones e interrupciones te alejan. Algunas de ellas están controladas, otras no. La solución: crear sesiones de enfoque de tiempo libre de distracción, donde se apagas Internet o utilizas un bloqueador de sitios y te comprometes a centrarse en una sola cosa por un corto tiempo. Habla con otras personas sobre las interrupciones durante este tiempo (diles que si tienes los auriculares puestos, no deberían interrumpirte). Apaga las notificaciones durante este tiempo (puede que sólo sea por 20 minutos cada vez). Finalmente, practica el manejo de las interrupciones (que no puedes controlar) dejando ir lo que estabas haciendo, volviéndote consciente y agradecidamente hacia la persona que te interrumpe y dándole toda tu atención, luego regresando a tu tarea y dándole toda tu atención de nuevo. Esto requiere práctica.
  6. Estar cansado. Estás cansado, hambriento, sin energía, frustrado, solo. Este tipo de dificultades pueden hacer que sea difícil concentrarse y hacer las cosas. La solución: reconocer cuando te encuentras en uno de estos estados y hacer lo que necesites para recargarte (una siesta corta, una caminata o una meditación pueden ayudar). O hacer tareas que no requieran tanta energía y enfoque (contestar correos electrónicos, hacer tareas administrativas rutinarias, etc.). Si es un problema a largo plazo, soluciona tu tiempo de sueño y tu alimentación.
  7. Miedo, incertidumbre, sentirse abrumado y dudar de tí mismo. En el centro de la mayoría de los obstáculos mencionados se encuentran estas condiciones mentales: miedo e incertidumbre, que en realidad son la misma cosa. Arreglar: Ser bueno para permanecer en el miedo y la incertidumbre sin necesidad de cerrar, correr, evitar, tener el control o atacar (las respuestas habituales), es una habilidad clave. Más sobre esto más adelante.

Esto puede parecer una lista abrumadora de obstáculos. Pero los arreglos son relativamente simples, y hablaré más sobre cómo armar un programa simple para ser buenos en superar estos obstáculos, y ser buenos en el proceso de hacer las cosas.

Primero, veamos más sobre las habilidades en las que desea mejorar.

10 Habilidades en las que ser bueno

Con nuestra lista de obstáculos, empezamos a hacer algunas correcciones… y la mayoría de ellas tienen que ver con habilidades que queremos mejorar. Vamos a verlas aquí:

  1. Escoger una cosa importante (priorización). Si te concentras en tareas importantes la mayor parte del tiempo, estarás completando cosas. Si te concentras en hacer las cosas pequeñas pero no las grandes, o cambias de tarea todo el tiempo, serás menos efectivo. Es útil elegir una cosa importante en la que concentrarse a la vez, aprendiendo con el tiempo qué tareas y proyectos son de mayor valor para ti que otros. ¿Es más importante responder a este correo electrónico que escribir ese artículo? ¿Qué supondría una mayor mejora, para tu carrera, tu equipo, tu felicidad y tu salud?
  2. Empezar. La procrastinación es uno de los obstáculos más comunes para conseguir hacer las osas… así que si somos buenos en comenzarlas habremos salvado un obstáculo enorme. La mejor manera de comenzar es concentrarse en un primer paso pequeño y practicar sólo lanzarse en él. Cuando quise crear el hábito de correr, me concentré en ponerme los zapatos y salir por la puerta. Una profesora de arte que conozco les dice a los estudiantes que se concentren en llevar el lápiz al papel. Los profesores de meditación dicen que pongas tu trasero en el cojín. Escoge el primer paso más pequeño, y lánzate a él.
  3. Sesiones de enfoque. Desviar la atención a otras cosas también es muy común, así que he encontrado un gran valor en las sesiones de enfoque (también llamado el método Pomodoro por algunos). Básicamente, eliges un intervalo corto (10 minutos, 15, 20 ó 25) y practica enfocándose en una tarea durante esa sesión, hasta que el temporizador se apague. Luego toma un descanso e intenta otra sesión de enfoque. Recomiendo hacer un par de sesiones de enfoque al día durante una semana, y luego ampliarlas.
  4. Gestionar una lista de tareas. Elegir un programa de lista de tareas, encontrar el sistema perfecto para él y gestionar todas sus tareas y proyectos…. puede ser abrumador. Conozco a mucha gente que ni siquiera se molesta. Pero es una gran habilidad para mantenerte concentrado y hacer las cosas bien, y si lo mantienes simple, no tiene por qué ser abrumador. Recomiendo escoger un programa simple de tareas (últimamente he estado usando “Todoist”, pero lo cambio de vez en cuando) y no pensarlo demasiado. La verdadera habilidad es poner todas tus tareas en tu programa de tareas (en la bandeja de entrada), y cada día sólo tienes que escoger unas pocas tareas en las que concentrarte – te recomiendo 3 tareas importantes y 3 más pequeñas al día. Su número exacto variará en función de cuánto tiempo trabajes, cuán duras sean las tareas, cuán rápido seas, etc. Una vez que haya elegido tus tareas para el día, simplemente escoge la primera y haz una sesión de enfoque con esa tarea. Puede que necesites varias sesiones de enfoque para realizar una tarea.
  5. Un primer borrador de mierda. El perfeccionismo se interpone en el camino de hacer las cosas. Así que adopta la actitud del Primer Borrador de Mierda, no preocupándote por la perfección, sino simplemente completándolo. Entonces vuelve y repasa. Pero no lo pienses demasiado, sólo concéntrate en hacer.
  6. Estar en la incertidumbre. Habrá miedo, incertidumbre e incomodidad en todo tu trabajo, y es una gran habilidad aprender a estar en la incertidumbre sin correr, evitando, quejándose, azotando, escondiéndose. La práctica es notar cuando estás en la incertidumbre, cuando sientes inseguridad… y simplemente detenerte y estar con ella. Nota cómo se siente, físicamente, y estate presente con el sentimiento. Se gentil con la sensación, incluso amable con ella. Siente que estás bien incluso cuando estás en la incertidumbre y la incomodidad, y siente gratitud por estar en este momento. Ámalo tal como es, incluso con el sentimiento de inseguridad. ¡Se necesita práctica!
  7. Volver al panorama general. Una cosa es estar profundamente concentrado en una tarea, pero también hay que dar un paso atrás y echar un vistazo al panorama general. Yo abogo por hacer eso al principio y al final de cada día (una sesión de planificación matutina y un breve repaso vespertino de tu día), pero también por verificar durante el día cómo van las cosas y cómo podrías necesitar ajustar tu plan y reenfocar tu atención. Todos nos distraemos, nos interrumpimos, nos desviamos por dificultades imprevistas. Y todo eso está bien, si podemos reorientarnos según sea necesario.
  8. Asumir toda la responsabilidad y el liderazgo. Esto sería más bien una práctica avanzada, pero tomar plena responsabilidad significa no culpar a los demás por tus dificultades para hacer las cosas. Reconocer los obstáculos, pero asumir la responsabilidad de encontrar un camino, o aceptar lo que sea necesario aceptado, o reconocer tu parte en la dinámica que has creado. Tomar el liderazgo es asumir la responsabilidad de crear una mejor dinámica, de crear una estructura si es necesario, incluso si tu eres o no el líder oficial del equipo.
  9. Comunicarse. Otra habilidad avanzada – se trata de comunicarse de manera clara y honesta, para que todos tengan claras las responsabilidades y los límites y las consecuencias de no cumplir con esas responsabilidades y límites. Este tipo de comunicación es liderazgo y estructura, que ayuda a todos a funcionar mejor.
  10. Crear una estructura. No estoy a favor de una estructura rígida y de una planificación excesiva. No es propicio para completar las cosas, y de todos modos los días rígidamente planeados son sólo una fantasía. En cambio, tener una estructura mínima es bueno: ¿cómo empezarás el día para que puedas trabajar en las cosas importantes? ¿Cómo harás tus sesiones de enfoque para no distraerte demasiado? ¿Cómo revisarás tu día para que aprender de lo que pasó? ¿Cómo revisarás el rendimiento? ¿Cuándo completarás el correo electrónico y tendrás reuniones? Algunas respuestas sencillas a este tipo de preguntas te ayudarán a crear una estructura. Pero no te preocupes por conseguir una estructura perfecta – si tienes revisiones, puedes ajustar y mejorar la creación de la estructura con el tiempo.

Puede resultar abrumador que haya 10 habilidades en esta lista, pero no es necesario que te sientas bien en todas al mismo tiempo. Me centraría primero en los primeros cuatro y luego me expandiría lentamente para practicar los otros.

Un programa simple para ser bueno en completar las cosas

Con todo lo anterior en mente, vamos a simplificar las cosas y crear un programa de cinco pasos para lograr completar las cosas:

  1. Crear una estructura de práctica diaria. Ten un plan sencillo para practicar cómo completar las cosas: 1) una sesión de priorización matutina; 2) un par de sesiones diarias de enfoque; 3) meditación de incertidumbre cuando sientas miedo, duda, incertidumbre e incomodidad; y 4) una revisión al final del día para iterar y mejorar. Da este plan a otra persona y comprométete a informarle todos los días durante una semana. Luego, comprométete a actualizarlos semanalmente después de eso, diciéndoles sus éxitos, obstáculos y cómo se ajustará para la próxima semana. Esta estructura diaria más las revisiones de evaluación te ayudará a mejorar en las próximas semanas.
  2. Una sesión de lista de tareas por la mañana. Esto es parte de la estructura de tu práctica diaria mencionada anteriormente, al igual que todos los puntos a continuación. Básicamente, sólo tienes que pasar de 5 a 10 minutos repasando tu lista de tareas y eligiendo las tareas en las que deseas concentrarte hoy. Mantén la lista corta, para que no se sientas tentado a saltártela. Revisa qué tareas están en tu lista, y mueve 3 tareas importantes y 3 tareas de administración a tu lista de Hoy (o cualquier número que te funcione). Este es el momento de revisar tu calendario para ver si hay alguna cita a tener en cuenta. Básicamente, se trata de una breve sesión de planificación y priorización, de manera que sepas en qué concentrarte hoy. Habilidad relacionada: ¡añade cosas a su lista de tareas y calendario cuando pienses en ellas!
  3. Sesiones de enfoque. Utilízalas para abordar los temas de su lista de Hoy. ¿Tres tareas importantes en tu lista de hoy? Elige primero la primera (¡no la pospongas!), y haz una sesión de enfoque con ella. Puede ser una tarea difícil, así que sólo haz 10-20 minutos de la tarea, un rato lo más pequeño posible. De esta manera, estás practicando para empezar y mantenerte concentrado. Tómate un descanso cuando tu reloj se apague (después de 15 minutos, digamos), camina, estírate. A continuación, realiza otra sesión de enfoque, terminando la tarea si puedes, o pasando a la siguiente si has terminado con la primera tarea. Puedes hacer lo mismo para tareas menos importantes: una sesión de enfoque para procesar la bandeja de entrada del correo electrónico o para pagar las facturas, por ejemplo.
  4. Meditación de la incertidumbre. Esto es un poco más difícil de recordar, pero creo que puedes hacerlo si pones un recordatorio visual a tu alrededor (como una pequeña nota para ti mismo)… básicamente, en cualquier momento que tengas ganas de cerrar, postergar, distraerte, etc. … nota que sientes incertidumbre. Luego haz una pausa y medita durante unos momentos: deja caer tu conciencia en tu cuerpo, nota los sentimientos físicos de la incertidumbre, abre tu corazón para sentirla, nota que estás bien en medio de la incertidumbre, y quédate con ella con gentileza y amabilidad por un poco más de tiempo. Este tipo de práctica transformará tu relación con la incertidumbre, el miedo y la incomodidad – no te desharás de ellos (ese no es el objetivo), sino que te entrenarás para estar bien en medio de ellos, sin necesidad de correr, evitar, cerrar, controlar, salir o quejarte. Eso es enorme, y vale la pena un poco de práctica.
  5. Revisar: Para iterar y mejorar. Cada día, tómate 10 minutos para revisar cómo te fue el día. ¿Cómo te fue con tu estructura? ¿Hiciste tu sesión matutina de lista de tareas? ¿Tus sesiones de enfoque? ¿Tu meditación de incertidumbre? Toma algunas notas, sobre lo que conseguiste, lo que se interpuso en el camino, cómo puedes ajustar en el futuro. Si tienes un socio responsable, envíale algunas líneas con esa revisión. Hacer una breve revisión semanal también es una buena idea. Estas revisiones sirven como una manera de entender qué es lo que funciona para ti y qué patrones se interponen en el camino, y para ajustar para que estés constantemente mejorando con el tiempo.

Ampliación: Con el tiempo, las sesiones de enfoque, la meditación de la incertidumbre y otras estructuras se harán más fáciles. Luego trata de practicar algunas de las otras habilidades anteriores, incluyendo abrazar el Primer Borrador de Mierda, tomar plena responsabilidad, trabajar y comunicarte abiertamente con los demás, mejorando su estructura según sea necesario.

¡De acuerdo! Este pequeño manual, si lo pones en práctica, te llevará un largo camino para mejorar en completar las cosas. Pero tienes que ponerlo en práctica. Consigue un socio responsable para no descuidar la práctica.

Ponte en marcha. Disfruta el proceso. Estate atento en medio del caos de tu día. Y no olvides apreciar el milagro del día que te han dado.


productividad zen

Uno de los temas a los que intento dedicar un poco de tiempo es a todo lo relacionado con la productividad personal. Creo que es necesario poner un poco de orden en la ajetreada vida que llevamos, y que aplicando las propuestas de los sistemas de productividad personal podemos conseguir grandes beneficios. No se trata de hacer más, sino de conseguir hacer aquello que te propones, que ya es bastante.

Comencé leyendo ‘Organizate con eficacia’ de David Allen, el famoso autor del método GTD. Luego me hice adicto a ThinkWasabi, el blog de Berto Pena, que trata de temas de productividad personal. También compré y leí su libro ‘Organiza mejor tu vida’ y traté de aplicarlo a mi vida diaria. Gracias a ellos he conseguido mejorar algunos aspectos de mi vida diaría, pero otros se resisten.

ztdDe un tiempo a esta parte, en el poco tiempo libre que me deja leer las andanzas de Kurt Wallander, he comenzado a interesarme por la corriente de estilo de vida minimalista que recorre la red. De esto quiero hablar en otra entrada, pero saltando entre blogs sobre el tema llegué a ztdspanish, que es basicamente un blog con traducciones de artículos del blog Zen Habits. El blogger detrás de Zen Habits se llama Leo Babauta, y ha desarrollado un método de productividad que toma partes de GTD, pero con un mayor enfoque a la parte de hacer las tareas, y lo ha llamado Zen To Done o abreviado ZTD. Leo Babauta combina en Zen Habits temas de productividad personal con otros de estilo de vida minimalista y movimiento slow, y además tiene escritos varios libros, alguno sobre productividad y otros sobre estilo de vida minimalista. Dos de estos libros se han sido traducidos por los bloggers de ztdspanish y los han publicado a través de Lulu donde se pueden comprar y también se pueden descargar gratuiamente en formato PDF. Los libros son:

Para los que querais comenzar con ZTD, este método comienza con una fase de recolectar información. La herramienta a usar debe ser sencilla de usar, y dentro de los programas de recogida de notas que he probado mis preferidos y los que uso son Notable en entornos Windows y Notational Velocity en Mac OS X. Aunque lo que de verdad me gusta usar, y no siempre puedo por temas de trabajo, es una Moleskine y un Faber-Castell TK-FINE 9717 de 0,7 mm.